Vous avez un projet de création de site web, ou de refonte ? Voilà qui est enthousiasmant, mais qui peut vite se transformer en usine eà gaz en l’absence d’organisation. Pour partir sur de bons rails, faisons le point sur le type d’outils qui s’avèrent bien pratiques pour mener à bien ce type de projets. Alerte spoiler : dans tous les cas, les outils, c’est bien, mais insuffisant pour garantir la qualité de votre contenu !
La boîte à outils pour organiser votre production de contenu
Un projet de site web, au départ, c’est une feuille blanche et surtout, un paquet de questions. A quel endroit va-t-on présenter telle information ? Comment l’équipe va-t-elle suivre le projet ? De quelle façon collaborer avec le rédacteur de contenu ? Pour gérer tous ces aspects organisationnels, il existe selon moi trois types d’outils vers lesquels vous tourner.
Les solutions pour créer l’arborescence de votre site web
Difficile (pour ne pas dire impossible) d’avancer sur un projet de site web sans structure ! Pour démarrer la production de contenu, il est en effet indispensable de connaître l’architecture du futur site et d’avoir la vue sur les pages à rédiger.
Pour cette raison, prévoyez d’utiliser un outil spécifique pour créer votre arborescence, en veillant à choisir un outil qui présente les caractéristiques suivantes :
- Visuel : l’objectif est d’obtenir une vision claire des contenus à imaginer, et de la façon dont ils s’organisent
- Intuitif : il n’y a rien de plus énervant que de perdre du temps sur des aspects techniques, alors que la production de contenu demande du temps et de l’énergie. Optez pour une solution facile à prendre en main, et que n’importe qui peut utiliser sans se poser trop de questions.
- Collaborative : si vous gérez le projet de création ou de refonte de votre site web, vous ne devez pas être la seule personne à avoir la main sur l’outil. Bien sûr, des règles d’utilisation doivent être fixées au démarrage, mais il peut être très utile de laisser votre rédacteur de contenu intervenir sur l’arborescence. Pour ma part, je propose à mes clients de faire apparaître directement dans l’outil ma progression dans la rédaction, par exemple en mettant de la couleur pour chaque page produite.
A noter : je ne suis pas spécialiste de ce type d’outils. Il en existe beaucoup, dont de nombreux sont gratuits. Sachez que la plupart du temps, on me propose de travailler avec Mindmeister. J’ai eu l’occasion de créer du contenu en quantité (une soixantaine de pages) sans souci particulier.
Les outils de gestion de projet pour la production de contenu
La création ou la refonte d’un site web est un projet comme un autre : il faut atteindre des objectifs précis (la mise en ligne à telle date) donc planifier les tâches et suivre leur exécution. Là-encore, il existe beaucoup d’outils parmi lesquels choisir ! Pour vous aider à y voir plus clair, voici mon retour d’expérience de copywriter sur les différentes méthodes que j’ai pu tester.
- Pas besoin d’investir, un outil gratuit fait l’affaire
Jusqu’à maintenant, il ne m’a jamais été proposé (y compris par des clients rompus à la gestion de projet et au digital) de travailler avec des outils payants. A titre d’exemple (mais ce n’est pas le seul), Trello, qui a une version gratuite, constitue une très bonne solution pour suivre la production du contenu (ça vaut pour un site web, mais aussi pour tous les types de contenus).
L’outil s’organise en tableaux (c’est-à-dire des thématiques ou des étapes du projet) dan lesquels on peut créer des cartes. Chaque carte (qui peut correspondre à une page web) peut quant à elle comporter des descriptions, commentaires, pièces jointes, échéances…le tout avec possibilité d’interagir (le rédacteur peut par exemple taguer un autre membre de l’équipe pour alerter sur une difficulté ou un besoin).
- Pas forcément besoin d’un outil spécifique d’ailleurs !
En réalité, sur des projets de petite envergure (10 pages, 20 pages, voire plus…), il me semble que l’adoption d’un outil spécifique n’est pas forcément indispensable. Parfois, le « trop d’outils » tue l’intérêt des outils.
J’expliquais précédemment qu’il m’arrivait d’intervenir directement sur l’arborescence pour permettre au chef de projet web de suivre l’avancement de la production de contenu. Pour moi, cela peut tout à fait être suffisant, dès lors qu’une méthode est par ailleurs mise en place pour échanger sur les difficultés éventuelles rencontrées lors de la rédaction (un point téléphonique hebdomadaire par exemple).
- Par pitié, pas Excel (ou à petites doses) !
Je déteste Excel ! Je ne remets pas en cause la puissance de l’outil ni son intérêt dans plein de domaines, mais pour la rédactrice de contenu que je suis, c’est vraiment froid, moche, rébarbatif…
Comme je pense que je ne suis pas la seule à qui cet outil fait cet effet-là, je vous conseille donc d’y aller « mollo » sur Excel. Comme il peut être compliqué de reporter des infos en quantité dans l’outil (toutes ces lignes qui s’enchaînent !) et que ce n’est pas une partie de plaisir de le remplir, votre rédacteur peut vite se tromper (sauter une ligne), voire, pour les plus rebelles, ne pas se plier à l’exercice.
Je déconseille Excel pour les « gros projets », ou a minima, vous invite à tout faire pour faciliter l’intervention du rédacteur sur l’outil (par exemple, prévoyez un onglet Excel par onglet du site web).
Les outils pour collaborer avec votre rédacteur de contenu
A un moment donné (en tous cas je vous le souhaite), votre rédacteur de contenu va démarrer la production. Sur un petit projet de quelques pages web, cela peut se faire sans grande préparation : il vous envoie ses pages sous word via un simple mail, vous lui faites un retour par écrit ou téléphone et hop, l’affaire est réglée !
La méthode a cependant vite ses limites sur les projets plus importants. En fonctionnant de la sorte, vous risquez d’avoir des informations dans tous les sens, et perdre du temps à multiplier les points pour échanger.
A mon avis, le mieux est donc de pouvoir échanger directement sur chaque page de contenu produite, mais en asynchrone. Pour cela, Google Drive fonctionne très bien ! Voilà comment je l’utilise avec mes clients :
- Je crée un Google Drive pour le projet web, et créé des dossiers et sous-dossiers par onglet
- Je dépose les pages que je produis au fil de l’eau, en intégrant éventuellement des commentaires sur des passages sur lesquels j’ai des questions ou des précisions à apporter
- Mon client lit la page, répond à mes commentaires, fait éventuellement des observations
- Je traite les retours et le tour est joué : la page est validée, prête à être intégrée.
Pourquoi ces outils sont insuffisants pour le contenu de votre site web
Vous vous dites que vous n’avez plus qu’à télécharger Trello, Mindmeister et ouvrir un dossier dans Google Drive pour lancer votre projet web ? Désolée, mais c’est insuffisant ! Ces outils sont utiles pour les aspects organisationnels, mais ne garantissent nullement la qualité du contenu. Pour produire du « bon contenu », il faut en effet fournir tout un travail en amont, en vous créant vos propres outils !
Des outils pour savoir à qui vous allez vous adresser
Si votre rédacteur de contenu ne sait pas à qui il est censé s’adresser, il ne risque pas de susciter l’intérêt, et encore moins l’émotion. Avant de démarrer la production de contenu, vous devez donc mettre au point des outils pour lui permettre de cerner la personnalité de vos mieux.
L’idéal est de prendre le temps de réaliser des fiches personas, en imaginant pour chacun des profils cibles une véritable personne (situation personnelle et professionnelle, comportements, objectifs, aspirations, craintes…), et après avoir pris le temps de mener des interviews de vos clients et/ou prospects.
Si vous manquez de budget et/ou de temps et devez réaliser ce travail seul, réalisez au moins ce travail en interne et en groupe, en vous aidant avec une « carte d’empathie » . Pour récupérer ce genre de supports, c’est très simple : tapez l’expression dans Google et vous trouverez le template du canvas « empathy map ».
Des outils pour savoir parler de vous
Les contenus d’un site web ont vocation à permettre une rencontre : celle entre vos prospects et votre entreprise. Il faut donc non seulement savoir à qui vous allez parler, mais aussi comment parler de vous ! Un projet de site web implique donc d’avoir les idées claires sur :
- Vos valeurs (en posant les bons mots, pas ceux qui sont à la mode !)
- Vos avantages concurrentiels, c’est-dire les bénéfices que vous procurez à vos clients
- Vos messages-clés…
En pratique, vers quels outils se tourner ? Faut-il en créer ? A mon sens, il y a deux façons de voir les choses.
? Si votre entreprise dispose déjà d’éléments (un manifeste, une plateforme de marque…), c’est l’idéal ! Dans ce cas, transmettez les tous à votre rédacteur : cela lui sera indispensable pour concevoir le contenu, et faire du copywriting sur les pages de vente.
? Et si vous n’avez rien ? Sans surprise, ce n’est pas idéal, mais soyons pragmatiques : c’est une hypothèse courante ! Si vous n’avez pas l’intention d’investir dans votre marketing (c’est une erreur selon moi, mais passons, et faisons avec), ne faites par pour autant l’impasse sur la réflexion. Votre projet web peut même être l’occasion d’avancer sur le sujet et de vous constituer une boîte à outils « de base » pour mieux communiquer.
Une ligne éditoriale, des capacités rédactionnelles et…un cerveau !
Vous savez quoi dire et à qui ? Parfait, mais il faut encore trouver comment le dire, et de la façon la plus agréable possible !
De ce point de vue, ne négligez pas le budget à consacrer à la rédaction de contenu. Si vous souhaitez atteindre vos objectifs (attirer des prospects, générer des demandes de rendez-vous ou de démos…), ayez à l’esprit que le contenu n’est pas du remplissage.
Choix des informations à donner, ton qui « colle » à votre marque, fluidité du style, orthographe irréprochable…tous ces éléments constituent eux-aussi des « outils » pour réussir votre projet de site web.
Sans réflexion et sans un travail de conception, le contenu fait en effet « flop » à coup sûr, et ce quelle que soit la performance des outils de gestion de projet que vous choisissez.
Besoin d’un rédacteur de contenu capable de vous aider à créer des outils sur mesure et prêt à mettre son cerveau au service de votre projet web ? Zoom, Meet, Teams…discutons-en via l’outil de visio de votre choix. Là-encore, ce qui est vraiment important, ce n’est pas l’outil, mais ce c’est ce qu’on en fera.
Crédit photo : unsplash/Clayton Robbins