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15/12/2020
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5 idées pour faire gagner du temps à votre équipe sur la rédaction de contenu

Si vous êtes à la tête d’une équipe de com’ ou de marketing, vous le savez déjà : la rédaction de contenu prend du temps. Recherche de sujets, écriture, relecture, intégration du contenu sur votre blog ou ailleurs…cumulées, toutes ces actions s’avèrent chronophages. Elles peuvent même être stressantes pour vos collaborateurs qui sont par ailleurs mobilisés sur d’autres tâches. Pour les soulager, voici 5  idées faciles à exploiter, pour que votre équipe puisse produire du contenu écrit plus rapidement, le tout sans perdre en qualité (lisez la suite, vous verrez que vous allez même pouvoir améliorer cet aspect au passage).

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1. Ayez un frigo à idées pour vos contenus

Vous connaissez forcément le calendrier éditorial, cet outil dont tout le monde vous rebat les oreilles. Mais dans la vraie vie, la plupart de mes clients en font un sur quelques mois (pour une campagne inbound marketing par exemple) et puis, pouf, l’abandonnent. Résultat : le jour où il faut se remettre à produire du contenu, plus personne n’a d’idées. Il  faut alors prévoir du temps pour en trouver de nouvelles (sachant qu’en général, c’est quand on a le plus besoin d’idées que celles-ci viennent le moins).

Pour éviter ce genre de situations, créez pour votre équipe un « frigo à idées ». Il s’agit d’un endroit dans lequel chacun pourra consigner toutes les idées qui lui passent par la tête (un sujet d’article pour le blog, un témoignage client, peu importe…). Cela prend 5 minutes lorsque l’idée surgit et le moment venu, il sera beaucoup plus facile de se lancer dans de la rédaction de contenu en ayant le choix entre plusieurs sujets, plutôt que de partir de zéro. Pour réaliser votre frigo à idées, rien de bien sorcier ! Vous pouvez utiliser un espace de travail collaboratif si vous en avez un, ou tester dans un premier temps avec un simple Google Doc ou un fichier Excel (ce n’est pas très sexy, mais ça fonctionne).

2. Recyclez vos contenus

C’est tout bête, mais cette technique est encore trop peu utilisée ! Comment faire en pratique ? Je vous donne deux idées.

Tout d’abord, pensez recyclage dès que vous demandez à votre équipe de rédiger du contenu. Si vous lancez par exemple un projet de livre blanc, ne vous arrêtez pas à ce seul format ! Imaginez dès le départ la façon dont vous pourriez le découper pour en faire des articles de blog ou du contenu pour votre newsletter par exemple. Evidemment, il ne s’agit pas de procéder de façon grossière. L’opération demande de la récriture et un « habillage », mais globalement, vous gagnerez un temps précieux à mutualiser les actions.

Par ailleurs, faites régulièrement le tour des contenus que vous avez déjà publiés. Listez ce qui est susceptible d’être amélioré, enrichi et faites le nécessaire. Vous pourrez ainsi « faire du vieux avec du neuf » et publier un nouveau contenu sans y passer trop de temps. Cerise sur le gateau, vous proposerez à votre audience des textes plus qualitatifs !

3- Abordez la rédaction de contenu sous l’angle collaboratif

L’écriture a encore l’image d’une activité solitaire par nature. Après tout, quand on écrit, on est bien seul, non ?
En réalité, la solitude constitue peut-être une des premières explications au temps que vos collaborateurs consacrent à la rédaction de contenu. En effet, il n’est pas toujours évident de trouver seul des idées. On peut aussi avoir du mal à se sortir de problèmes techniques rencontrés lors de la rédaction (difficultés à organiser ses idées, à trouver un titre, à expliquer une notion…). Pour cette raison, testez le travail en équipe ! Cela peut être mis en place de différentes façons, mais vous pouvez par exemple expérimenter ces trois méthodes :

  • Mettre en place un comité de rédaction, réunissant toute votre équipe en charge de la rédaction de contenu. Lors de chaque comité, vous abordez bien sûr les questions organisationnelles (qui doit écrire quoi pour quand). Vous pouvez aussi prévoir un tour de table sur chaque sujet. A cette occasion, chacun pourra donner ses idées (auxquelles les autres n’auraient peut-être pas pensé)
  • Permettre à votre équipe d’aller interroger des collègues susceptibles d’aller nourrir la réflexion. Chargés de clientèle, commerciaux, consultants…de nombreux collaborateurs n’appartenant pas à votre équipe sont susceptibles d’apporter leur pierre à l’édifice. Tous peuvent faciliter le travail d’écriture en proposant des idées, des exemples concrets, des conseils à faire apparaître dans vos contenus.
  • Faire des binômes. Vous pouvez certes demander à un collaborateur de prendre un sujet en particulier, mais pourquoi pas lui proposer d’avoir un binôme pour le relire et l’aider, et inversement ? Au final, ce type d’échanges permet de surmonter les difficultés, tout en présentant l’avantage de motiver les troupes (et vous le savez, quand on est motivé, on est plus efficace)

 

4- Aidez vos collaborateurs à organiser leur travail d’écriture

Peut-être demandez-vous simplement à vos collaborateurs de vous rendre tel article pour telle date. En soi, pourquoi pas…j’imagine que ça fonctionne très bien avec certains et tant mieux ! En revanche, ayez à l’esprit, si vous avez affaire à un collaborateur qui vous semble prendre beaucoup de temps, que le travail d’écriture demande de la rigueur. Sans méthode, c’est en effet la perte de temps assurée. A titre d’exemple, vous-êtes vous parfois dit qu’un article n’était pas suffisamment étayé, ou encore que la présentation des informations n’était pas logique ? En pareille situation, une seule solution : accompagner votre collaborateur pour qu’il prenne les choses dans l’ordre. Sur ce point, prévoyez trois phases dans la rédaction de contenu :

  • Le temps de la recherche d’informations et d’idées (cela demande des recherches et de la réflexion)
  • La structuration du propos (là, il s’agit de construire le plan)
  • La rédaction à proprement parler

Si vous sentez que votre équipe « mouline », aidez-les à respecter ces temps, quitte à prévoir de jeter un œil à leur travail à mi-parcours (par exemple, une fois que le plan est fait). Au fil du temps, vous devriez noter une progression !

 

5- Respectez le rythme de vos rédacteurs de contenus

Ecrire, ce n’est pas comme assister à une réunion, scanner une pile de documents ou lister les invités pour le prochain évènement qu’organise votre service. Cela demande de la concentration et même bien plus : de l’implication. Or, nous sommes humains, et ne pouvons pas toujours être impliqués, pour différentes raisons (fatigue, baisse de moral et même, disons-le…flemme !).
Il est donc complètement contre-productif de demander à un collaborateur d’écrire un texte à la dernière minute, ou sur une plage horaire prédéfinie. Très souvent (et je le sais pour l’avoir vécu), le stress occasionné par la contrainte ne donne rien de bien. On finit par perdre un temps fou à cause du syndrome de la page blanche, ou parce qu’on ne prend pas le temps de faire les choses correctement.

Mon conseil est donc tout simple : étalez la charge de travail dans le temps ! Si votre équipe a bien en tête une méthode qui tient la route pour rédiger du bon contenu, elle saura d’elle-même optimiser son temps, en travaillant de la façon suivante :

  • Réserver les plages horaires conséquentes et sur lesquelles la motivation est là pour à la phase de réflexion de fond ou de de rédaction
  • Utiliser les plages horaires plus courtes pour le travail de recherche
  • Profiter des temps durant lesquels la concentration n’est pas à son maximum pour effectuer des tâches qui demandent moins d’attention (recherches de visuels, intégration du contenu sur le blog par exemple)

Le conseil bonus : et si vous déléguiez votre rédaction de contenu ?

Vous avez déjà mis en place toutes les techniques évoquées précédemment ? Vous vous dites que même avec la meilleure volonté du monde, votre équipe ne peut pas répondre aux besoins de contenu de votre entreprise ?
Dans ce cas, faites appel à un freelance ! Pour y voir plus clair sur le sujet, je vous invite à lire mes conseils pour bien déléguer votre rédaction de contenu , ou à me contacter directement  pour en discuter !

 

Photo : unsplash/Malvestida Magazine