Communication événementielle : objectifs, types d’événements et plan d’action
La communication événementielle consiste, pour une entreprise ou une organisation, à créer ou à utiliser un événement pour transmettre un message à un public : lancement de produit, salon, conférence, soirée clients, séminaire, événement sportif sponsorisé. Elle mise sur l’expérience vécue. Le public ne se contente pas de voir un message, il le vit, ce qui le rend plus mémorable. Elle couvre aussi la communication autour de l’événement : avant, pour attirer, pendant, pour amplifier, et après, pour prolonger.
Les objectifs
- Faire connaître une marque, un produit ou une nouveauté.
- Renforcer l’image en associant l’organisation à une expérience positive.
- Créer du lien avec des clients, des partenaires ou des prospects.
- Générer des contacts commerciaux, notamment sur les salons.
- Fédérer en interne : séminaires, conventions, fêtes d’entreprise.
Les grands types d’événements
| Type | Public | Exemples |
|---|---|---|
| Événement externe grand public | Consommateurs | Lancement de produit, boutique éphémère, festival |
| Événement professionnel (B2B) | Clients, prospects, partenaires | Salon, conférence, petit-déjeuner d’affaires, webinaire |
| Événement interne | Salariés | Séminaire, convention, soirée annuelle, journée d’intégration |
| Parrainage et mécénat | Grand public, communauté locale | Sponsoring sportif, soutien à un festival ou à une cause |
Le plan de communication d’un événement
Avant : faire venir
- Invitations et campagne d’emailing vers les publics ciblés.
- Page dédiée avec programme, informations pratiques et inscription.
- Annonces progressives sur les réseaux sociaux : intervenants, coulisses, compte à rebours.
- Relations presse pour les événements qui ont un intérêt d’actualité.
- Relances quelques jours avant, avec un rappel pratique.
Pendant : amplifier
- Publications en direct, photos et courtes vidéos.
- Un mot-dièse simple que les participants peuvent reprendre.
- Un espace pour recueillir les contacts et les réactions.
Après : prolonger
- Remerciements aux participants, avec les supports ou le replay.
- Un article ou un récapitulatif en photos.
- Un questionnaire de satisfaction court.
- Le suivi commercial des contacts recueillis, dans les jours qui suivent.
Organiser un événement en 6 étapes
- Fixer l’objectif et le public : un objectif précis guide tous les choix suivants.
- Définir le budget : lieu, traiteur, technique, communication, imprévus.
- Choisir le format et le concept : présentiel, en ligne ou hybride, et le fil conducteur qui rendra l’événement mémorable.
- Bâtir le rétroplanning : réservations, prestataires, invitations, répétitions.
- Communiquer selon le plan avant, pendant, après.
- Mesurer : participation, contacts générés, retombées presse et réseaux sociaux, satisfaction, coût par participant.
Les métiers
La communication événementielle mobilise des chefs de projet événementiel, des chargés de communication, des régisseurs, des responsables de relations presse et de nombreux prestataires spécialisés. Les agences événementielles accompagnent les entreprises de la conception à la réalisation. Le métier demande organisation, sens du détail et capacité à gérer l’imprévu le jour J.
À l’oral, les mêmes principes s’appliquent : voyez comment construire un discours.
Avec quel budget ?
Un événement n’a pas besoin d’être spectaculaire pour être efficace. Un atelier pratique réservé à vingt clients, une matinée portes ouvertes ou un webinaire bien préparé peuvent produire plus de résultats qu’une grande soirée. Ce qui compte, c’est l’adéquation entre le format, le public et l’objectif, et un suivi sérieux après l’événement. Les relations presse et un dossier de presse soigné aident à lui donner de l’écho.